- Published on
Memilih mesin fotokopi untuk pejabat selalunya bermula dengan satu soalan mudah: perlukah warna, atau memadai hitam putih? Jawapannya bergantung pada dokumen yang pasukan anda hasilkan setiap hari, siapa yang membacanya dan berapa banyak yang dicetak. Pilihan yang tidak sepadan boleh menyebabkan pejabat membayar untuk keupayaan yang jarang digunakan, atau sebaliknya terpaksa menghantar kerja warna ke luar.
Apprentice Network Sdn Bhd menyenaraikan kedua-dua kategori ini di laman rasminya, bersama pilihan sewa, sewa untuk memiliki, pembelian terus, skim pembayaran mudah dan penyelenggaraan perkhidmatan. Panduan ini membantu anda menyusun keperluan sebelum berbincang dengan pembekal.
Mulakan dengan jenis dokumen yang pejabat anda hasilkan
Senaraikan dokumen yang paling kerap dicetak dan disalin dalam sebulan. Bagi banyak pejabat PKS, sebahagian besar kerja ialah invois, surat, borang, laporan dalaman dan salinan dokumen pelanggan. Dokumen seperti ini biasanya jelas dan mudah dibaca dalam hitam putih.
Kemudian kenal pasti kerja yang memang memerlukan warna: risalah jualan, cadangan pelanggan, carta dan graf, bahan latihan atau dokumen yang menggunakan warna jenama. Jika kerja jenis ini hanya berlaku sekali-sekala, catat kekerapannya dengan jujur supaya keputusan anda berdasarkan penggunaan sebenar, bukan andaian.
Bila warna benar-benar menambah nilai
Warna berguna apabila ia membantu pembaca memahami maklumat, contohnya graf yang membandingkan beberapa data, peta lokasi atau bahan pemasaran yang akan diserahkan kepada pelanggan. Jika pasukan jualan atau pemasaran anda kerap menyediakan bahan begini di pejabat, mesin fotokopi warna pelbagai fungsi mungkin lebih praktikal daripada bergantung pada kedai cetak luar.
Bandingkan model dalam setiap kategori
Selepas memahami campuran dokumen anda, lihat model yang tersedia dalam setiap kategori. Halaman mesin fotokopi hitam putih Apprentice Network menyenaraikan model Canon imageRUNNER monokrom seperti imageRUNNER 2525W dan siri imageRUNNER ADVANCE. Halaman warna pula menyenaraikan model seperti imageRUNNER ADVANCE C3525i dan C5535i.
Gunakan senarai ini sebagai rujukan keupayaan, bukan janji ketersediaan. Kedua-dua halaman menyebut pilihan dalam kelajuan, saiz kertas, kemasan dan ciri, jadi minta pembekal mengesahkan konfigurasi yang sesuai untuk isipadu, saiz kertas dan ruang pejabat anda. Jika anda masih membandingkan kedua-dua jenis, halaman mesin fotokopi memberi gambaran umum mesin pelbagai fungsi warna dan hitam putih.
Fikirkan kos penggunaan, bukan hanya harga mesin
Kos sebenar mesin fotokopi bukan hanya pada harga atau kadar sewa bulanan. Tanya bagaimana cetakan mono dan warna dicaj, sama ada toner termasuk dan bagaimana bacaan meter direkodkan. Halaman sewaan mesin penyalin menerangkan tawaran “bayar seperti mana anda cetak” dan “caj ikut bacaan meter”, serta menyarankan anda mengetahui purata penggunaan salinan bulanan untuk menentukan tahap mesin yang diperlukan.
Minta pecahan kos bertulis untuk mono dan warna secara berasingan. Dengan cara ini, anda boleh menganggar kesan jika penggunaan warna meningkat pada musim tertentu.
Kawal penggunaan warna dengan ciri keselamatan
Halaman Apprentice Network menyebut ciri keselamatan Canon seperti pengesahan kad, enkripsi dan log penggunaan yang membantu melindungi dokumen sulit dan mengawal kos. Tanya ciri yang tersedia pada model yang dicadangkan, kerana tidak semua konfigurasi semestinya sama. Log penggunaan boleh membantu pengurus melihat jabatan mana yang paling banyak mencetak warna.
Pilih cara pemilikan yang sesuai dengan aliran tunai
Kedua-dua kategori ditawarkan melalui beberapa cara: pembelian terus, sewa, sewa untuk memiliki, skim ansuran mudah dan skim penyelenggaraan perkhidmatan. Pejabat yang mahu mengelakkan modal besar di awal mungkin memilih sewa, manakala yang mahu memiliki mesin dalam jangka panjang boleh bertanya tentang sewa untuk memiliki atau ansuran.
Soalan untuk ditanya sebelum memilih
- Berapakah anggaran muka surat mono dan warna setiap bulan?
- Dokumen apakah yang benar-benar memerlukan warna?
- Saiz kertas dan kemasan apakah yang diperlukan?
- Bagaimanakah caj mono dan warna dikira dalam cadangan?
- Ciri keselamatan dan log penggunaan apakah yang tersedia pada model tersebut?
- Cara pemilikan manakah yang paling sesuai dengan bajet anda?
Bawa jawapan ini apabila menghubungi Apprentice Network supaya cadangan yang anda terima sepadan dengan cara pejabat anda bekerja. Pilihan yang tepat ialah mesin yang menyokong dokumen harian anda dengan kos yang difahami sejak awal.
#ApprenticeNetwork #MesinFotokopi #MesinFotokopiWarna #MesinFotokopiHitamPutih #MesinFotostat #SewaanMesinFotokopi #PejabatPKS #PerniagaanMalaysia
